法的に整理するとどうなるか

担当弁護士 おそらく、「契約書」を代筆することは会社のルールとして禁止されているのではないかと思います。
「契約」の代筆の典型は署名を代筆することですが、本人が契約に署名したといことは、本人がその契約を守ることを「約束した」こと（契約意思と言います）を法的に意味し、これをもって当事者間に法的拘束力が生まれます。「代筆」はこの前提に疑義が生じてしまいます。きちんと契約をしているからこそ、裁判所の力を借りずにトラブルを解決することが容易になります。

さて、今回の問題は、「契約書の署名欄」の代筆ではありません。しかし、入居申込書はこれに虚偽記載があれば賃貸借契約の解除事由になるという意味で契約の一部をなすものです。「契約書」と書いていないからといって代筆をすると、ご相談のようなトラブルを招く可能性があるので十分注意してください。

また代筆のトラブルの中には、
① 「簡単な書類だから」と考えてお客様に了解を得ず、書類を代筆する行為
② お客様の記載漏れをお客様の了承を得ずに加筆する行為
などがあるかと思います。①は私文書偽造罪（刑法159条1項）、②は私文書変造罪（刑法159条2項）に該当するおそれがあります。必ずお客様に記入いただくようにしてください。